Email da incubo: Siate ripetitivi. Non siate folli!

Poche settimane fa mi arriva questa email:

da: mostra libroConfusodiSopra <mostralibroConfusodiSopra@gmail.com>

Salve,

la ricontatto in merito alla Fiera del Libro di Confuso di Sopra [nome inventato, sì]. Non avendo avuto ancora un riscontro, volevamo sapere se foste ancora intenzionati a partecipare.

Certi di una vostra risposta, le porgiamo distinti salut [sic]

Io la leggo, poi la rileggo. La rileggo un’altra volta chiedendomi se non soffra di amensie perché:

• non so cosa sia ‘sta Fiera del Libro di Confuso di Sopra
• non so dove sia la località Confuso di Sopra
• la lettera non è firmata, quindi non ho nemmeno un nome come appiglio
• quell’ancora un riscontro mi fa pensare che ci siamo già sentiti. Chi? Quando? Dove? E quell’ancora intenzionati a partecipare?
• Quell’indirizzo gmail non è un’email ufficiale, non ha un dominio dedicato, quindi non c’è nemmeno un sito dove cercare. E tutto sommato non mi ispira una gran fiducia

Per scrupolo controllo se ci sono discussioni pregresse, poi se esista un sito di questa fiera o qualsiasi altro riferimento, poi controllo pure nella posta di Andrea (che in quel momento non c’era). Niente, nulla, nisba.

Ora avete presente quanto tempo mi ci sia voluto per tentare di capire di cosa diavolo stesse parlando l’email?

Ho poi scoperto una volta chiesto ad Andrea che avevano telefonato giorni prima, che aveva risposto lui, che aveva risposto che no, era troppo lontana e in un periodo che non ci era proprio comodo. Quando me l’ha detto mi è venuta in mente la telefonata e anche la sua risposta (che era no, non ‘forse’).

Ora come fare a non far perdere tempo alla Carlotta di turno facendole venire una sincope?

Siate ripetitivi. Non siate folli!

Se l’autore (autrice) dell’email avesse scritto:

• Buongiorno, sono Pinco Pallo, ci siamo sentiti lunedì con il direttore editoriale/Andrea Malabaila/il Sindaco/il tizio che risponde al telefono quando si chiama il vostro ufficio a proposito della Fiera del Libro di Confuso di Sopra (AB), che si svolgerà dal 31 febbraio al 7 marzo duemilamai
• Volevamo informarla che abbiamo messo online il nostro sito dove potete trovare maggior informazioni sulla nostra manifestazione/che abbiamo istituito una newsletter a cui vorremmo iscrivervi per tenervi informati sulle prossime edizioni
• Inoltre vi inviamo i moduli per gli espositori, nel caso il vostro calendario vi permettesse di partecipare, e il programma nel caso qualche vostro autore fosse interessato.

forse questo post parlerebbe d’altro e non mi sarebbero venuti dubbi sulle doti organizzative e comunicative dei promotori della Fiera del Libro di Confuso di Sopra.

Non importa che l’organizzatore (l’ufficio stampa? il responsabile della comunicazione? Dio?) abbia già detto queste cose: perché in una redazione di una casa editrice arrivano tantissime email, con tantissime proposte di eventi. E anche se ci fosse una persona sola a gestire tutto (cosa impossibile, credetemi) è difficile tenere a mente tutti i dettagli di tutto quello che arriva, tanto più se poi ci si è parlati solo per telefono.

Aggiungo anche che l’ansia e la pressione che traspare da questa comunicazione è davvero inopportuna: non abbiamo MAI detto che avremmo partecipato e dato che Andrea è stato piuttosto chiaro, non vedo proprio perché dovresti essere “certo di una nostra risposta”, visto che ti è stata già fornita.
Niente in questa email ispira fiducia, simpatia, empatia, senso del dovere, voglia di spendere un minuto per rispondere.
Quindi quando spedite un’email assicuratevi di metterci dentro tutte le informazioni che servono per capire chi siete, cosa fate, cosa volete, i contatti e tutti i riferimenti necessari in modo che il destinatario non debba passare un’ora a cercare di capire di cosa state parlando.

Questo a costo di essere ovvi, pedanti e ripetitivi. Perché ricordatevi che ciò che per voi è ovvio, pedante e ripetitivo per gli altri non lo è.
E soprattutto sappiate che se di una canzone la prima cosa che vi rimane in mente è il ritornello un motivo c’è: perché ritorna.

L’ho già detto che dovete essere ovvi, pedanti e ripetitivi?